Este capítulo describe la utilización de la libreta de direcciones de Evolution, y explica cómo organizar cualquier cantidad de contactos, compartir direcciones a través de una red así como aprovechar las numerosas soluciones que ofrece para ahorrar tiempo en las tareas cotidianas. Acerca de la configuración de la libreta de direcciones, consulte . Para importar los contactos de otras herramientas, utilice la herramienta Importar: para ello seleccione ArchivoImportar, o envíeselas por correo como adjuntos en formato vCard. La barra de herramientas de la libreta de direcciones es muy sencilla. Haga clic en Contacto nuevo para crear una nueva tarjeta, o haga doble-clic en un espacio en blanco dentro de la lista de contactos. Haga clic en Lista de contactos para crear una nueva tarjeta, o haga doble-clic en un espacio en blanco de la lista. El icono de la impresora permite imprimir una o varias tarjetas. El icono con la señal de Stop interrumpe la descarga de los contactos desde la red. Este botón sólo es relevante si está consultando los contactos desde una red. Los datos de sus contactos llenan el resto de la pantalla. Puede desplazarse de una tarjeta a otra por orden alfabético con la ayuda de los cursores y de la barra de desplazamiento a la derecha de la ventana. Por supuesto, si la lista incluye un número importante de entradas, querrá utilizar la función de búsqueda prevista, para encontrarlas más rápidamente. Para eliminar un contacto: Haga clic en el contacto para seleccionarlo. Haga clic en Borrar. Utilice el editor de contactos para desea agregar o modificar tarjetas. Para modificar una tarjeta existente, haga doble clic en la tarjeta y abrirá la ventana del editor de contactos. Si desea crear una nueva tarjeta, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas para abrir otra ventana idéntica, pero con los campos vacíos para ser rellenados. La ventana del editor de contactos cuenta con dos fichas, General, con la información esencial, y Detalles, con una descripción más precisa de la persona. Además, contiene un menú Archivo y una barra de herramientas con tres iconos: Guardar y cerrar, Imprimir y Borrar.

Editor de contactos de Evolution

La ficha General cuenta siete secciones, con diferentes iconos: una careta para el nombre y organización; un teléfono para los números de teléfono; un sobre para la dirección de correo electrónico; un globo terráqueo para la dirección de la página Web; una casita para la dirección postal; una carpeta de archivos para los contactos, y por fin, un maletín para las categorías asociadas. Nombre completo El Nombre completo tiene dos características principales: Puede escribir un nombre en el campo Nombre completo pero también puede hacer clic en el botón Nombre completo: se abre un pequeño cuadro de diálogo con unos pocos campos de texto Tratamiento: Escriba o seleccione el tratamiento en el menú. Nombre: Escriba el nombre de pila. 2º Nombre: Escriba el segundo nombre, si se precisa. Apellido: Escriba el apellido o los apellidos. Sufijo: Escriba el sufijo si lo hay, por ejemplo «Jr.» o «III». El Nombre completo interactúa también con el botón Guardar como a la hora de organizar sus contactos. Para ver cómo funciona, escriba un nombre en el campo Nombre completo. Como ejemplo, utilizaremos el nombre de la mascota de Ximian: Rupert T. Monkey. Observe cómo este nombre aparece también en el campo Guardar como, pero al revés: Monkey, Rupert. Puede seleccionar Rupert Monkey en la lista desplegable, o escribirlo como prefiera, por ejemplo T. Rupert Monkey . No utilice nombres completamente diferentes del nombre real, pues podría llegar a olvidar que introdujo los datos de Rupert bajo la «E» de «Empleado ficticio de Ximian», por ejemplo. Valores múltiples en campos: Si hace clic en los iconos que apuntan hacia abajo junto al campo Correo electrónico principal puede seleccionar Correo electrónico 2 y Correo electrónico 3. El cliente Evolution los almacena todos, aunque el editor de contacto sólo muestre uno de ellos a la vez. Las entradas con información poseen una marca junto a ellas. Los botones junto a los campos de teléfono y dirección postal funcionan del mismo modo. El último elemento de la ficha General es el de la herramienta de organización de las Categorías. Para obtener información acerca de esta herramienta, consulte . La ficha Detalles es mucho más sencilla: El maletín - Para apuntes sobre el historial profesional La careta - Para apuntes sobre la persona El globo terráqueo - Para otros apuntes. Es posible agregar tarjetas a partir de un mensaje de correo o de una cita del calendario. Con el mensaje abierto, haga clic con el botón derecho en cualquier dirección o mensaje de correo electrónico, y elija en el menú Añadir remitente a la libreta de direcciones. Evolution es capaz de simplificar la búsqueda de contactos. Para buscar dentro de los contactos: Seleccione el elemento de búsqueda en la barra de búsqueda. Escriba su consulta. Presione intro para iniciar la búsqueda. Para realizar una búsqueda compleja dentro de los contactos: Abra Herramientas Buscar contactos Escriba un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla. Configure el criterio de búsqueda en la sección Si. Si desea agregar otros criterios, haga clic en Añadir criterio. Haga clic en Buscar. Para mostrar todos los contactos realice una consulta con el campo vacío. La organización de la libreta de direcciones se asemeja mucho a la de sus mensajes. Puede utilizar carpetas y búsquedas como hace con los mensajes, pero la libreta de direcciones no admite carpetas virtuales. Sin embargo, sí permite clasificar cada tarjeta mediante numerosos criterios, así como crear criterios personales. Acerca de las categorías, consulte . Evolution dispone de dos métodos para organizar sus tarjetas. El primer método son las carpetas; su funcionamiento es similar al de las carpetas de mensajes. Para mayor flexibilidad, puede utilizar marcas para asociar los contactos con diferentes categorías. Además, para mejorar la integración con las herramientas de correo, es posible crear listas de contactos a cuya dirección puede escribir mensajes, como si se tratara de una persona individual. Las carpetas son la forma más sencilla de agrupar tarjetas de direcciones. De forma predeterminada, las tarjetas se encuentran originalmente en la carpeta Contactos. Si se leyó , ya sabe cómo crear una carpeta nueva, con Archivo Nuevo Carpeta , y que puede ubicarlas donde prefiera. Como ocurre con los mensajes, las tarjetas pueden colocarse en una carpeta asociada, y la misma tarjeta no puede aparecer en dos lugares a la vez. Si desea mayor flexibilidad, consulte . Para colocar una tarjeta dentro de una carpeta, arrástrela desde la vista de carpetas. Recuerde que las tarjetas de contactos sólo pueden moverse a carpetas específicas de tarjetas, del mismo modo que las carpetas de mensajes sólo admiten mensajes, y las carpetas de calendarios, sólo calendarios. El otro método para agrupar tarjetas consiste en marcarlas como pertenecientes a diferentes categorías. Por tanto, puede asociar una tarjeta con numerosas categorías, o no asociarla. Por ejemplo, la tarjeta de mi amigo Mateo tiene asociadas las categorías «Trabajo», porque trabaja conmigo; «Amigos» porque también es un amigo mío; y «Frecuentes», porque siempre que le llamo, nunca recuerdo su número de teléfono. Para asociar una tarjeta con una categoría, haga clic en Categorías en la parte inferior derecha. En el cuadro de diálogo, active las casillas de todas las categorías que prefiera. Para crear una lista de contactos: Abra el cuadro de diálogo de creación de lista: haga clic en NewLista de contactos o seleccione Archivo Nuevo Lista de contactos . Escriba un nombre en la lista. Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los contactos, o arrástrelos desde la ventana principal, hasta la lista. Especifique si prefiere ocultar las direcciones cuando envía un mensaje a la lista. A menos que se trate de una lista muy pequeña, se recomienda dejar ocultas estas direcciones. Este funcionamiento es similar al de la característica «Bcc:», comentada en . Cuando ha terminado, haga clic en Aceptar. La lista de contactos aparece como una tarjeta más, que puede utilizar como las demás. Esto incluye la posibilidad de enviar la lista a otra persona y, por supuesto, la de enviar un mensaje a la lista. Para enviar un mensaje a la lista, abra un mensaje nuevo y escriba el nombre correspondiente. Al enviarlo, Ximian Evolution transmitirá el mensaje a todos los miembros de la lista. También puede hacer clic con el botón derecho en la tarjeta correspondiente en la libreta de direcciones, y seleccionar Enviar un mensaje a la lista. Ximian Evolution no puede almacenar listas de contactos en servidores Exchange. El diseño del protocolo LDAP permite a los usuarios compartir información de contactos en red, mediante accesos compartidos a una libreta de direcciones central. El protocolo LDAP permite que una organización ponga un conjunto de contactos a la dispocición de sus miembros, o de un departamento. Numerosas organizaciones conservan en una libreta LDAP las direcciones de todos sus empleados o los contactos de clientes. Para obtener información acerca de cómo agregar un directorio remoto dentro de sus carpetas de contactos disponibles, consulte . Tras establecer una conexión LDAP, la carpeta o las carpetas de contactos en red aparecerán dentro de la barra de carpetas bajo Otros contactos. Funciona exactamente como una carpeta de tarjetas locales, con las excepciones siguientes: Las carpetas de red sólo están disponibles cuando se conecta a la red. Si utiliza un equipo portátil o una conexión telefónica, conviene hacer una copia del directorio de red, o colocar éste en caché. Para ello, arrastre los contactos deseados dentro de la lista de contactos local. Para reducir el tráfico de red, Evolution no descarga normalmente el contenido de las carpetas LDAP en el mismo momento de conectar. Es necesario hacer clic en Mostrar todo para descargar todo el contenido de la carpeta LDAP desde la red. Puede modificar este comportamiento en la ventana Preferencias de los contactos. No puede agregar, eliminar o modificar las tarjetas del propio servidor LDAP. Si necesita modificar el contenido del servidor, póngase en contacto con el administrador del sistema. Para más información acerca de cómo configurar el cliente Evolution para que utilice el protocolo LDAP, consulte Como ya indicamos, puede crear una tarjeta con los datos de una persona, disponibles en un mensaje o una entrada del calendario. Para ello, haga clic con el botón derecho en cualquier dirección de correo o mensaje y seleccione Añadir a contactos en el menú. Evolution puede también leer las tarjetas de un dispositivo de mano durante una operación de sincronización (HotSync). Para obtener más información, consulte .