The Evolution address book can handle all of the functions of an address book, phone book, or Rolodex. Of course, it's a lot easier to update Evolution than it is to change an actual paper book. Evolution also allows easy synchronization with hand-held devices. Since Evolution supports the LDAP directory protocol, you can use it with almost any type of existing directory server on your network. Another advantage of the Evolution address book is its integration with the rest of the application. When you look for someone's address, you can also see a history of appointments with that person. Or, you can create address cards from emails with just a few clicks. In addition, searches and folders work in the same way they do in the rest of Evolution. This chapter will show you how to use the Evolution address book to organize any amount of contact information, share addresses over a network, and several ways to save time with everyday tasks. To learn about configuring the address book, see . To open up your address book, click on Contacts in the shortcut bar, or select one of your contacts folders from the folder bar. shows the address book in all its organizational glory. By default, the address book shows all your cards in alphabetical order, in a minicard format. You can select other views from the View menu, and adjust the width of the columns by clicking and dragging the grey column dividers.

Evolution Address Book Window

The toolbar for the address book is quite simple: New creates a new card. Find brings up an in-depth search window. Print sends one or more of your cards to the printer. Delete deletes a selected card. View All displays all the address information in the folder. Use this button to refresh the display for a network folder, or to switch from viewing the results of a search and see the whole contents. Stop stops loading contact data from the network. This button is only relevant if you are looking at contact information on a network. Your contact information fills the rest of the display. Move through the cards alphabetically with the buttons and the scrollbar at the right of the window. Of course, if you have more than a few people listed, you'll want some way of finding them more quickly, which is why there's a search feature. Entre Borrar y Ver Todo hay un campo de búsqueda rápida. Para usarlo, elija de la lista descendente que clase de búsqueda quiere hacer (toda la tarjeta, solo el nombre, o solo la dirección de correo), entonces escriba una o más palabras en la caja de entrada de texto, y pulse Enter. Evolution buscará en los contenidos de todas las tarjetas mostradas para encontrar una que concuerde. Puede refinar las búsquedas haciendo varias búsquedas sucesivas, o empezar de nuevo pulsando el botón Ver Todas. Si no hay coincidencias, la tarjeta mostrada estará en blanco. Cuando quiera volver a ver todas las tarjetas de nuevo, pulse Mostrar Todas. Tom vuelve de almorzar y se encuantra una nota en su teclado: "Le ha llamado Curtis de ventas, pero no dejo un teléfono, y se me olvidó anotar la compañía para la que trabaja. Eso si, dijo que era importante." Tom no está molesto en absoluto. Abre la carpeta de contactos, y realiza una busqueda rápida por "Curtis". Hay dieciocho personas diferentes con ese nombre en el archivo. Entonces escribe "Ventas", y Evolution lo reduce al Curtis correcto. Tan solo se siente molesto cuando descubre que la llamada no era realmente importante. Si prefiere realizar una búsqueda más compleja, pulse Buscar o elija HerramientasBuscar Contacto. Esto abrirá la ventana de búsqueda a fondo, que le permitirá usar multiples criterios de búsqueda de la misma manera que en los filtros de correo y las carpetas virtuales. Pulse Añadir Criterio para aumentar el número de criterios que quiere usar en la búsqueda, y Eliminar Criterio para eliminar uno del la parte inferior de la lista. Su criterio puede ser una búsqueda en los campos Nombre o Correo. Alternativamente puede elegir buscar en todos los campos con una expresión regular. Entonces, puede seleccionar entre los requisistos Comienza con y No contiene, decidir si deben conincidir Todos o Alguno de sus criterios, y pulsar Buscar para ejecutar todo. To delete a card, click on it once to select it, then press the Delete button. If you have multiple cards selected, you'll delete multiple cards. Si quiere añadir o cambiar tarjetas, usará el editor de contactos. Para cambiar una tarjeta que ya existe, pulse dos veces sobre ella para abrir la ventana del editor de contactos con toda la información actual. Si quiere crear una nueva, pulsando el botón Nuevo el la barra de herramientas abrirá la misma ventana, con los campos en blanco para que los rellene. La ventana del editor de contactos tiene dos pestañas, General, para información contacto básica, y Detalles, para una descripción más específica de la persona. Ademas, contiene un menú Archivo, (ver ) y una barra de herramientas con tres elementos: Guardar y Cerrar, Imprimir, y Borrar.

Evolution Contact Editor

La pestaña General tiene siete secciones, cada una con un icono, una cara, para el nombre y la compañía, un teléfono para números de teléfono, un sobre para direcciones de correo, un globo terraqueo para direcciones de páginas web, una casa para dirección postal, un archivador para contactos, y una cartera para categorías. Full Name The Full Name field has two major features: You can enter a name into the Full Name field, but you can also click the Full Name button to bring up a small dialog box with a few text boxes Title: Enter an honorific or select one from the menu. First: Enter the first, or given, name. Middle: Enter the middle name or initial, if any. Last: Enter the last name (surname). Suffix: Enter suffixes such as "Jr." or "III." The Full Name field also interacts with the File As box to help you organize your contacts. To see how it works, type a name in the Full Name field: Rupert T. Monkey. You'll notice that the File As field also fills up, but in reverse: Monkey, Rupert. You can pick Rupert Monkey from the drop-down, or type in your own, such as T. Rupert Monkey . Don't enter something entirely different from the actual name, since you might forget that you've filed Rupert's information under "F" for "Fictitious Ximian Employee." Multiple Values for Fields If you click on the small arrow buttons next to the Primary Email field, you can also choose Email 2 and Email 3. Although the contact editor will only display one of those at any given time, Evolution will store them all. The arrow buttons next to the telephone and postal address fields work in the same way. El último elemento en la pestaña General es la herramienta de organización de Categorias, para ver información acerca de ella, lea . La pestaña de Detalles es, afortunadamente, mucho más simple: tres secciones, las cuales son más o menos obvias: la cartera al lado de los detalles acerca de la vida profesional del contacto, la cara al lado de los detalles de su vida personal, el globo terraqueo al lado de un gran espacio en blanco que puede usar para cualquier cosa que quiera anotar. Si alguna vez quiso tener ese poder sobrenatural de recordar oscuros detalles como la fecha del aniversario de alguien (quiza del suyo propio) esta es la manera de desarrollarlo. Organizing your address book is a lot like organizing your mail. You can have folders and searches the same way you can with mail, but the address book does not allow vFolders. It does, however, allow each card to fall under several categories, and allow you to create your own categories. To learn about categories, read . Evolution le ofrece dos maneras de organizar sus tarjetas. La primera es usando carpetas. Esto funciona igual que las carpetas de correo. Para más flexibilidad, puede marcar los contactos como miembros de diferentes categorías. La manera más sencilla de agrupar tarjetas de direcciones es usar carpetas. Por defecto, las tarjetas están en la carpeta Contactos. Si ha leido entonces sabrá que puede crear una nueva carpeta seleccionando Archivo Nuevo Carpeta y que puede poner nuevas carpetas en cualquier sitio que quiera. Exactamente como con el correo, las tarjetas deben estar en una carpeta de tarjetas, y ninguna tarjeta puede estar en dos sitios a la vez. Si quiere más flexibilidad, pruebe . Para poner una tarjeta en una carpeta, simplemente arrastrela allí desde la vista de carpetas. Recuerde que las tarjetas de contactos solo pueden estar en carpetas de contactos, como el correo solo puede estar en carpetas de correo, y los calendarios en carpetas de calendarios. La otra manera de agrupar tarjetas es marcarlas como pertenecientes a distintas categorias. La diferencia entre carpetas y categorias es que las carpetas contienen las tarjetas, pero pertenecer a una categoría es una propiedad de cada tarjeta. Lo que significa que puede marcar una tarjeta como perteneciente a varias categorias o a ninguna. Por ejemplo, yo pongo la tarjeta de mi amigo Matthew en la categoría "Negocios", porque trabaja conmigo, en la categoría "Amigos", porque tambien es mi amigo, y en la categoría "Frecuente", porque le llamo continuamente y nunca me acuerdo de su número de teléfono. Para marcar una tarjeta como perteneciente a una categoría, pulse botón Categorias abajo a la derecha. De la ventana de diálogo que aparece, puede marcar tantas categorías como quiera. Entonces, puede referirse a todas las tarjetas en esa categoría haciendo: Esperando a que Evolution soporte la operación. Si tiene sus tarjetas en una red usando un servidor LDAP, puede compartir el acceso a ellas, ver otras agendas, o mantener información de contacto compartida para su compañía o su departamento. Esta es la clase de características que querrá si su compañía tiene una lista de vendedores y clientes que necesita ser actualizada constantemente. Si se comparten calendarios al igual que agendas, la gente puede evitar duplicar trabajo y mantenerse al día en los desarrollos de su grupo de trabajo o de la compañía entera. Raul quiere concertar una reunión con la Compañía X, así que busca en la red la tarjeta de la Compañía X para saber a quien tiene que llamar. Dado que su compañia comparte un calendario, ve que su compañera Diana ya ha concertado una reunión con la Compañía X para el próximo jueves. Puede ir el mismo a la reunión o pedir a Diana que trate el tema por el. De cualquier modo, evita concertar otra cita co la Compañía X. Of course, you don't want to share all of your cards— why overload the network with a list of babysitters or tell everyone in the office you're talking to new job prospects? If you keep cards on your own computer, you can decide which items you want to make accessible to others. To learn how to add a remote directory to your available contact folders, see . Once you have a connection, the network contacts folder or folders will appear inside the External Directories folder in the folder bar. It will work exactly like a local folder of cards, with the following exceptions: Network folders are only available when you are connected to the network. If you use a laptop or have a modem connection, you may wish to copy or cache the network directory and then synchronize your copy with the networked version periodically. To prevent excess network traffic, Evolution will not normally load the contents of LDAP folders immediately upon opening. You must click Display All before LDAP folder cards will be loaded from the network. You can change this behavior in the Contact Preferences window. Your ability to view, change, add, and delete contacts depends on the settings of the LDAP server. The address book works closely with Evolution's mail and calendar tools. For example, you can use the address book to help you manage mailing lists, and send or recieve address cards over email. More tools are on the way, and when they arrive, they will be described in this section. Como se ha visto antes, cuando obtiene información acerca de una persona en el correo o en una entrada del calendario, puede añadirla a una tarjeta de direcciones. Para hacerlo, pulse con el botón derecho en cualquier dirección de correo o mensaje de correo, y seleccione Añadir Tarjeta de Direcciones del menú que aparece. Naturalmente, Evolution tambien añade tarjetas desde un dispositivo de mano durante la operación de sincronización. Para más información acerca de eso, vea . Ya sabe que cuando escribe un mensaje, puede dirigirlo a una o más personas, y que Evolution rellenará las direcciones con las direcciones de las tarjetas de su agenda si le deja. Ademas, si quiere puede enviar mensajes a todos los de un grupo en particular.